Mitteldeutscher Rundfunk

Budget Planung Investition

Das "Investitions Management Programm" wurde geschaffen, um Bedarfsmeldungen zu technischen Investitionen zu erstellen und diese Bedarfsmeldungen für Grundsatzentscheidungen über die technischen Investitionen aufzubereiten.

Das "Investitions Management Programm" ist als Client-Server-Lösung realisiert. Damit ist es möglich, allen an diesem Prozeß Beteiligten, einen direkten Zugang zu dem System einzurichten und eine weitgehend papierlose Bearbeitung der Vorgänge zu organisieren.

Die Bedarfsmeldungen (auch Anträge genannt) durchlaufen verschiedene Bearbeitungszustände (Erfassung, Freigabe, Bewertung, Überarbeitung,...). Diese Zustände werden durch Statussetzungen charakterisiert. In dem System ist es möglich die Zugriffsrechte auf Anträge benutzerkonkret einzustellen. Das gilt auch für das Recht zur Statussetzung.

Der grundsätzliche Ablauf einer Bedarfsmeldung vollzieht sich in folgenden Schritten:

1. Bedürftige Abt.
(Erfassen und Überarbeiten von Anträgen, Reports)
2. Investor
(Prüfen, Freigabe, Weiterleitung an 'Beschaffung', Reports)
3. Beschaffung
(Registrieren, Bearbeiten, Verwalten von Anträgen, Stammdaten, Berechtigungen, Budgetdaten, Reports)
4. Themenverantwortlicher
(Grundsatzentscheidung, Bearbeitungsforderungen zu Anträgen, Reports)
5. Planungsabteilung
(Zuweisung von Projektleitern, Untersetzung der technischen Spezifikationen, Machbarkeitsstudien)
6. Beschaffung
(Spezifikationen über Angebote bestellen, Daten nach SAP weiterreichen)

Zur Unterstützung der Entscheidungsprozesse erfolgt im System eine Grobbudgetbildung entsprechend der Bedarfszuordnung nach verschiedenen Klassifikatoren. Aus diesen Grobbudgetdaten lassen sich mit dem System Reports generieren. Erst nach einer Grundsatzentscheidung zu einer Bedarfsmeldung wird diese zum eigentlichen Investantrag, dessen Daten in das SAP-System zu übertragen sind. Diese Schnittstelle wird erst in einer Nachfolgeetappe des Projektes realisiert.

Der Datenverkehr wird in dem BPI-System durch Führen eines 'Logbuches' unterstützt. Darin können auch frei editierbare Notizen pro Antrag und Bearbeitungsschritt geführt werden. Über diese Aktivitäten/Ereignisliste pro Antrag kann der Bearbeitungszustand und die Historie kontrolliert werden.